Wydawałoby się, że nie ma nic prostszego niż witanie się, żegnanie czy zwykłe zwracanie do drugiej osoby. Na co dzień posługujemy się zazwyczaj uniwersalnymi formułami, które w zupełności wystarczają, żeby z powodzeniem rozmawiać z innymi ludźmi, i nie musimy zaprzątać sobie głowy detalami. Jak można się szybko zorientować po przekroczeniu progu uczelni, świat akademicki rządzi się jednak ściślejszymi regułami. Aby nieco ułatwić przestrzeganie tych zasad, czasem dość subtelnych, prezentujemy poradnik – krótki i konkretny, przydatny dla każdego informatyka. Studia to oprócz zdobywania formalnej wiedzy także nauka odpowiedniej komunikacji dowodzącej obycia, kultury i szacunku, więc ich stosowanie się po prostu opłaca. Przy tym są one uniwersalne i dają się zastosować w każdym przypadku, niezależnie czy wybrało się studia informatyczne, czy filologiczne.
Jak zwracać się do wykładowców?
W gąszczu tytułów i stopni zawodowych najprostszym sposobem byłoby pewnie używanie ogólnych formuł „Proszę Pani/Pana”, ale trzeba przyznać, że jest to mało akademickie. Z kolei zwracanie się do wszystkich nauczycieli per „Pani Profesor” czy „Panie Profesorze” kojarzy się bardziej z liceum, gdzie jest to częstszym zwyczajem – to jednak są studia. Informatyka to co prawda dziedzina znana ze swobodniejszych norm, ale zdarza się, że wykładowcy o niższym stopniu często poprawiają studentów, prosząc, by nie używać wobec nich takiego tytułu – i nie bez powodu. W ich odczuciu jest to nie na miejscu ze względu na hierarchię, która obowiązuje w środowisku naukowym.
Najlepszym rozwiązaniem jest zapoznanie się z rzeczywistymi tytułami i stopniami wykładowców oraz ich stosowanie (z drobnymi wyjątkami):
- do osoby z tytułem magistra zwracamy się „Proszę Pani(a)” (forma „Pani Magister/Panie Magistrze” kojarzy się bardziej z aptekami)
- do osoby ze stopniem doktora zwracamy się „Pani Doktor” lub „Panie Doktorze”
- do osoby ze stopniem doktora habilitowanego, na stanowisku profesora uczelni lub z tytułem profesora zwracamy się „Pani Profesor” lub „Panie Profesorze”
Jakich formuł używać w e-mailu?
Chociaż jest to bardzo popularne, nie wypada zaczynać wiadomości do wykładowcy od słowa „Witam”. Przyjęło się, że używają go osoby wyższe w hierarchii, zwyczajowo gospodarz wobec zaproszonych gości. Mimo że wydaje się neutralne – a nawet dość powszechne w branży, więc na pewno przenosi się na studia informatyczne – z perspektywy wykładowcy może być odebrane jako niegrzeczne (także poza uczelnię, np. w oczach szefa czy rekrutera).
Najlepiej rozpocząć e-mail od formuły „Szanowna(y) Pani(e)” i dodać do niej ewentualnie tytuł lub stopień, np. „Szanowny Panie Doktorze”, „Szanowny Panie Profesorze”. Kiedy mamy dobre relacje z danym wykładowcą, czasami wystarczy zwykłe „Dzień dobry”, zwłaszcza jeśli sam posługuje się nim w wiadomościach. Jeśli chodzi o zakończenie maila, w zależności od stopnia oficjalności, można wykorzystać zwroty „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku” lub „Pozdrawiam” (to ostatnie – w połączeniu z „Dzień dobry”).
O czym jeszcze pamiętać, pisząc e-mail?
- Wiadomości należy wysyłać z adresów w domenie uczelni. Mail nadany z poczty lubię_placki@buziaczek.pl może wzbudzić w odbiorcy zrozumiałą konsternację.
- Po formule „Szanowna(y) Pani(e)” + tytuł/stopień/stanowisko lub analogicznej pierwsze słowo zaczyna się małą literą, np.„Szanowna Pani,
chciałbym złozyć wniosek o IOS na kierunku Informatyka. Studia stanowią teraz dla mnie zbyt duże obciążenie w związku z takimi okolicznościami jak…” - Tytułu lub stopnia wystarczy użyć raz, na początku wypowiedzi, później wystarczy stosować formy Pan/Pani.
- Maile warto podpisywać też numerem indeksu, czasami też rokiem i kierunkiem studiów. Dobrą zasadą jest podawanie kompletu informacji, które mogą się przydać wykładowcy (jednocześnie bez rozpisywania się, jeśli nie jest potrzebne)
- Formy „Pan/Pani” nie zawsze trzeba pisać dużą literą – w przypadku zwrotu grzecznościowego jak najbardziej (np. „Piszę do Pana w sprawie zaliczenia”), ale już nie, gdy mowa o osobie trzeciej (np. „Rozmawiałem z panią Nowak w sprawie przepisania się na studia informatyczne…”)
- Po pożegnalnej, grzecznościowej formule nie stosuje się przecinka:„Z wyrazami szacunku
Jan Kowalski” - Przed wysłaniem maila warto sprawdzić go jeszcze pod kątem ortografii. Dobrą zasadą jest też wprowadzanie adresu odbiorcy na sam koniec, żeby przypadkiem nie wysłać pustej albo tylko częściowo uzupełnionej wiadomości.